2025年1月より、改正電子帳簿保存法の猶予措置が終了し、本格的な実務対応が求められるようになりました。特に電子取引に関する保存要件の厳格化により、すでに形式的には対応済みと思っていた企業でも、実際の運用や内部ルールが不十分であるケースが少なくありません。
本記事では、見落とされやすい3つの要点に加え、実務上の注意点や対応の進め方について解説します。
☑電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿・書類・電子取引データ等を電子的に保存する際のルールを定めた法律です。
以下の3つの保存区分があります：
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区分
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内容
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主な対象例
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① 電子帳簿等保存
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自社作成の帳簿・決算書などを電子データで保存
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総勘定元帳、仕訳帳など
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② スキャナ保存
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紙で受領した書類をスキャンして電子保存
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紙の請求書、領収書など
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③ 電子取引保存
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電子的に受け渡しされた書類を電子保存
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メール添付の請求書、クラウド発行の見積書など
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☑見落とされがちな3つのチェックポイント
1. タイムスタンプ不要になった＝「保存が簡単になった」ではない
2024年1月から、受領側が事務処理規程の整備と適正な運用体制を整えることで、タイムスタンプが不要となる緩和措置が導入されました。しかし、これは「代替要件の導入」であり、「何も対策をしなくてよい」という意味ではありません。
たとえば、
- 電子取引データの授受記録（誰が、いつ、どのように処理したか）
- 月次の抜き取り検査の実施
- 不正を防止するための体制整備（相互けん制）
などが、具体的な要件として求められます。
2. 検索機能要件の「ゆるさ」に油断しない
電子取引データは、以下3項目で検索できるように保存することが原則です：
一定の条件を満たす場合には、検索機能の緩和も認められていますが、「日付順で整理されているPDF」や「添付ファイルのまま保存」は不十分です。
例：
- GoogleドライブやDropboxにPDF請求書を格納しているだけではNG。
- 自社開発のフォルダ分けやExcelによるリストが要件を満たしているか、再確認が必要です。
3. 電子保存にした場合、紙保存は原則不可
「電子取引で受け取った書類を印刷してファイルに綴っているから安心」という運用は、現在では完全にNGです。電子で受領したデータ（PDF等）は、そのまま電子保存が義務です。
また、電子保存と紙保存を併用する場合、あくまで電子が主たる保存方法であり、紙は参考用にすぎません。万一の調査に備えて、電子データの保存状態・検索性・改ざん防止の仕組みをきちんと整えることが重要です。
⚠ 罰則・調査対応にも注意を
電子帳簿保存法の違反については、現時点では青色申告の承認取消しや、重加算税の適用リスクが中心ですが、今後さらに取締りが厳格化される可能性もあります。
実際に令和6年以降、国税庁が発表する調査事例では、
- 「Excelで請求書を管理していたが、実態として保存とみなされなかった」
- 「社内規程が整備されていたが、実運用の記録が不十分だった」
といった事例が指摘されています。
☑コメント
電子帳簿保存法への対応は、単にシステムを導入すれば終わりではなく、運用と社内体制の整備が不可欠です。
「自社はもう対応済み」と思われている企業様も、半年に一度の点検をおすすめいたします。
電子保存が義務化された今、知らなかったでは済まされないリスクがあることを、改めてご認識ください。
参考資料・出典
電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
電子帳簿保存法の概要｜国税庁
参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
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